Vos demandes clients, prêtes à traiter
Un client demande un entretien. Un autre attend son devis. Un troisième vous transmet ses disponibilités pendant que vous êtes chez quelqu’un. Le soir, vous reprenez les échanges un par un pour retrouver ce qu’il faut faire.
Nous configurons Sam pour rassembler les informations utiles, classer les demandes et préparer la suite : rappeler un client, demander une précision, rédiger un devis ou prévoir une relance. Vous retrouvez le contexte et la prochaine action au même endroit.
Vous passez moins de temps à chercher et plus de temps à avancer.
Commencez la journée avec vos priorités
Confiez à Sam la préparation de votre programme administratif : les clients à rappeler, les devis à terminer et les dossiers à relancer. L’ordre suit les échéances et les règles que vous avez définies pour votre entreprise.
Exemple de programme à préparer avec Sam :
| Votre dossier | L’action à préparer |
|---|---|
| Demande d’entretien reçue hier | Rassembler les coordonnées et disponibilités du client, puis préparer son rappel. |
| Visite terminée pour un remplacement de chaudière | Préparer le brouillon du devis à partir de vos notes, des prestations retenues et de vos tarifs. |
| Devis envoyé la semaine dernière | Rédiger un message de suivi avec le contexte du projet. |
| Intervention terminée | Réunir les éléments de facturation et préparer le message au client. |
| Facture arrivée à échéance | Préparer un rappel de paiement à partir du statut du dossier. |
Vous ouvrez votre suivi et vous savez par où commencer. Les informations manquantes et les actions en attente restent visibles.
Des devis à relire, pas à reprendre de zéro
Après une visite, vous avez les mesures, les prestations à prévoir et quelques notes. Le travail administratif consiste encore à remettre tout cela en forme.
La préparation des devis fait partie des tâches à confier à Sam : structurer vos notes, reprendre les postes de votre modèle et rédiger un brouillon avec les tarifs que vous lui fournissez. Vous retrouvez un document à ajuster et à valider.
Entretien, remplacement d’équipement ou nouvelle installation : on prépare vos modèles autour des prestations que vous réalisez.
Gardez le fil avec vos clients
Un devis envoyé mérite un suivi. Une facture échue aussi. Quand les journées sont pleines, ces rappels finissent souvent sur la liste du soir.
Intégrez les relances au travail de Sam : retrouver le dernier échange, préparer un message adapté au dossier et prévoir la prochaine échéance. Vous définissez le ton, le délai et les conditions d’envoi lors de la mise en place.
Vous gardez une vue sur les réponses attendues et les dossiers à faire avancer.
Retrouvez vos soirées
Le chantier est terminé, mais vous avez encore les messages à trier et le lendemain à organiser. C’est cette deuxième journée que nous voulons alléger avec Sam.
Commencez par la tâche qui vous prend le plus de temps. On construit un fonctionnement adapté à votre entreprise, puis on mesure le temps rendu et la qualité du suivi avant d’étendre les tâches confiées à Sam.
Vos questions
Sam peut-il préparer ma liste de choses à faire ?
Oui, c’est un usage que nous pouvons mettre en place : regrouper les actions administratives de vos dossiers et les ordonner selon vos échéances et vos priorités. Vous retrouvez les rappels, les devis à préparer et les relances dans un programme de travail.
Comment Sam prépare-t-il mes devis ?
Nous partons de vos modèles, de vos tarifs et des informations que vous relevez chez le client. Sam prépare un brouillon structuré ; vous vérifiez les prestations et les montants avant de l’envoyer.
Dois-je changer mes outils ?
Le premier échange sert à regarder votre fonctionnement actuel : messages clients, agenda, devis et facturation. Nous précisons les accès et les échanges à mettre en place avant de choisir les tâches à confier à Sam.
Par quoi commencer ?
Par ce qui vous occupe le plus le soir. Apportez un exemple de devis, de suivi client ou de relance. Nous vous proposons un premier périmètre avec son fonctionnement, ses conditions et les étapes de mise en place.
Mettons Sam au travail sur votre administratif
- Vous nous racontez vos journées.
Les demandes qui s’accumulent, les devis du soir, les relances que vous repoussez. On part de votre quotidien de plombier ou de chauffagiste.
- Vous recevez une proposition concrète.
Les tâches à confier à Sam, les outils concernés, votre rôle et les conditions de mise en place.
- On configure et on vérifie avec vous.
Vos modèles, vos règles de suivi et vos premiers dossiers servent à ajuster le fonctionnement avant son utilisation au quotidien.
Quel administratif voulez-vous sortir de vos soirées ?
Devis à finir, clients à rappeler, factures à suivre : parlons de ce qui vous prend du temps et de ce que nous pouvons confier à Sam dans votre entreprise.
Alléger mon administratif